Preguntas y Respuestas: Tarjetas de Seguro Social

¿Cómo Califico para una Tarjeta de Seguro Social?

Para aplicar para una tarjeta de seguro social, usted tiene que dar documentos originales que muestren su edad, identidad y estatus legal de persona que no es ciudadana. Si necesitas un Número de Seguro Social para trabajar, también deberá presentar una tarjeta válida de permiso de trabajo (EAD) u otra prueba de su derecho de trabajar en los Estados Unidos como una visa relacionada con el trabajo y una tarjeta I-94. 

Nota: Una vez que la aplicación de ajuste de estatus (residencia) se presenta en base a un número de visa disponible de manera inmediata, usted debería calificar para obtener una tarjeta de permiso de trabajo en unos cuantos meses. Después que usted recibe la tarjeta de permiso de trabajo del CIS o después que se le envía, úsela para mostrar en su oficina de seguro social local para demostrar que usted es elegible para un número de seguro social y una tarjeta.

La administración de seguro social solamente le dará una tarjeta de seguro social y un número para propósitos de trabajo si:

1.     Si la ley federal requiere que usted muestre su número de Seguro Social para recibir un beneficio o servicio particular; o 

2.     Si la ley estatal o local requiere que usted muestre su número de Seguro Social para recibir beneficios de asistencia social generales.

Si usted vive fuera de los Estados Unidos, puedes aplicar para una tarjeta de Seguro Social al mismo tiempo en que aplica para la visa de inmigrante. Visite www.ssa.gov para más información sobre este servicio especial.

¿Qué hará el CIS (INS) si uso un número o tarjeta de seguro social falso? ¿Lastimará mi caso o estatus de inmigración?

Usar un número de seguro social falso para obtener trabajo u otro beneficio que no tiene que ver con inmigración no lastimará su caso. No se supone que usted debe trabajar de manera ilegal y eso trae otro problema aparte de si usted califica para una tarjeta de residencia por medio del proceso de ajuste de estatus. Pero, siempre y cuando usted no use un número de seguro social falso para defraudar o no representar su identidad al CIS o INS, entonces su caso de inmigración no será lastimado por el hecho que usó un número de seguro social para trabajar.   

Sin embargo, si un oficial CIS o INS le pregunta si ha usado un número de seguro social falso y le miente al oficial, eso podría lastimar su caso por que refleja su credibilidad y carácter moral y el ajuste de estatus es una decisión discrecional. Si usted miente en el formulario I-9, al poner un número de seguro social falso, entonces debe ser cargado y ser condenado por un fraude civil de documento, lo que es un caso raro, para que esto en efecto dañe su caso.  

Mi Empleador recibió una carta por no coincidir o “No-Match” de la Administración de Seguro Social por que usé el número de seguro social de otra persona. ¿Qué puedo hacer? ¿Qué puede hacer mi empleador?  

El SSA anualmente revisa los formularios W-2  y los acredita las ganancias de seguro social a los trabajadores. Si un nombre o número de seguro social en un formulario W-2 no concuerda con el registro de la Administración de Seguro Social, las ganancias de Seguro Social van a un archivo de suspenso mientras la Administración de Seguro Social trabaja para resolver las diferencias. En los años recientes, la Administración de Seguro Social no coincidió la información de los registros de la Administración de Seguro Social para 6-7 millones de empleados al año. La Administración de Seguro Social ha depositado más de $327 billones de dólares en las ganancias del archivo de suspenso como un resultado del efecto acumulativo de estas discrepancias. Las cartas por no coincidir son un intento anual de la agencia para reducir el archivo de suspenso y limpiar su base de datos para preparar para la salida de su nuevo Sistema de Verificación de Número de Seguro Social.

Antes, la Administración de Seguro Social mandaría cartas por no coincidir o “no match” a los empleadores cuando la información presentada de por lo menos 10% de sus empleados no concidía con los registros de la Administración de Seguro Social. Hasta el 2000, ese sistema resultó en 40,000 cartas enviadas anualmente a los empleadores. En el 2001, ese numero subió a 110,000 cartas, con 1 en 60 empleadores recibiendo cartas por no coincidir o “no match”. En el 2002, la Administración de Seguro Social envió una carta a cada empleador que tuviera por lo menos un empleado si información no coincidiera con el registro de la Administración de Seguro Social. Este cambio de práctica resultó en que la Administración de Seguro Social emitiera aproximadamente 900,000 cartas, el equivalente de 1 en 8 empleadores recibiendo estas cartas. Aproximadamente 7 millones de empleados se incluyeron en estas cartas.

El alto volumen de cartas por no coincidir o “no match” enviadas en el 2002, junto con el lenguaje en las cartas indicando que el Servicio Interno de Tributación (IRS) podría multar a un empleador por reportar incorrectamente un número de seguro social, resultó en pánico e incertidumbre para los empleadores y los empleados. A pesar del lenguaje indicando lo contrario, las cartas fueron confusas con la notificación de violaciones de inmigración. Aun los empleadores inteligentes se confundieron sobre como responder las cartas y como obedecer las leyes de protección del trabajador inmigrante. Algunos empleadores despidieron inmediatamente a los empleados que aparecieron en la lista. Otros dieron a los empleadores un tiempo limitado para corregir la información incorrecta. En algunos casos, los empleados renunciaron inmediatamente después de ser notificados sobre su estatus por no coincidir o “no match”. Los reportes indican que los empleadores americanos perdieron miles de trabajadores como resultado de la carta por no coincidir o “no match”.

En el 2003, el SSA redujo significativamente el número de cartas por no coincidir o “no match” emitidas al enviar cartas solo a los empleadores con más de 10 empleados con información que no coincidía o a aquellos con empleados que representaran ½ de 1% de los formularios W-2 presentados a la Administración de Seguro Social. En esos dos años, la Administración de Seguro Social envió aproximadamente 130,000 cartas – más o menos 770,000 menos que en el 2002. Sin embargo, aun con el cambio en determinar cuales empleadores recibirían cartas, el número total de cartas a empleados en el 2003 no bajó mucho de los números alcanzados en el 2002. 

En el 2004, la Administración de Seguro Social envió mas o menos la misma cantidad de cartas por no coincidir o “no match” que en el 2003. Sin embargo, cambió sus requisitos de los empleadores que recibían las cartas. La Administración de Seguro Social envió cartas por no coincidir o “no match” en casos donde los empleadores emplearan entre 11 y 2,200 empleados y 11 o más reportes de ingresos no coincidieran entre el Número de Seguro Social y el nombre del empleado. Las cartas por no coincidir o “no match” no se enviaron a los empleadores que emplearan menos de 10 trabajadores. Para las organizaciones con mas de 2,200 empleados, la Administración de Seguro Social solo envió cartas por no coincidir o “no match” si se reportaban ingresos al Número de Seguro Social que no coincidían con el nombre de los empleados para mas de 0.5% de los trabajadores.

La carta por no coincidir o “no match” del 2004 también contenía, y mencionaba las revisiones positivas hechas en el 2003. Más importante, la carta no hacia referencia a las multas del IRS. La Administración de Seguro Social también marcó como importante y llevó la atención al párrafo en la primera página que explica que la carta no era una declaración del estatus migratorio del empleado. El párrafo principal en la segunda página pidió a los empleadores a no tomar acciones en contra del empleado solo por que el Número de Seguro Social apareciera en la lista por no coincidir o “no match”, y que tomar acción adversa podría violar la ley estatal y federal y causar consecuencias legales al empleador. La carta también aclaró que la solicitud de una respuesta a los 60 días era para la conveniencia de la agencia y no era obligatorio. Como en los años anteriores, la carta informó al empleador que alguna información reportada en el Formulario W-2 no coincidía con el registro del SSA, y que la diferencia podría ser el resultado de error tipográfico o por error humano. 

Además de la reducción del volumen de las cartas y los cambios en el contenido de las cartas a los empleadores, la Administración de Seguro Social también envió una carta por no coincidir o “no match” a cada empleado dos a tres semanas antes de enviarla al empleador. Si la Administración de Seguro Social no tenia una dirección correcta para un empleado particular, la agencia mandaría la carta directamente al empleador. Los empleadores deberían notar que aunque un empleado corrigiera su información de Número de Seguro Social antes que las cartas fueran enviadas, el empleador siempre recibiría una carta determinando a ese empleado como “no match”. Que el empleador recibiera la carta por no coincidir o “no match” es una función del proceso de producir las cartas y no tiene nada que ver con la validez de la información corregida del empleado.

Cartas por No Coincidir o “No Match” y el IRS. Aunque la Administración de Seguro Social no tiene el poder de hacer cumplir sus peticiones de información corregida, la Administración de Seguro Social está requerida por la ley de dar al IRS con información de los formularios W-2 que no coincidan. El IRS está autorizado por ley a multar a los empleadores $50 por cada número de seguro social reportado incorrectamente y planea comenzar a cumplir esta regulación después que desarrolle un programa para imponer las multas. La agencia ha indicado que aun considera multar a los empleadores por infracciones que pasaron en el 2002 y emitir las multas en el 2004.

El IRS ha discutido implementar un nuevo programa sobre la aplicación de multas, sin embargo los empleadores están sujetos a las regulaciones actuales que imponen penas si la información incorrecta se presenta al IRS. Sin embargo, estas regulaciones tienen perdones de las multas si el empleador actúa de manera responsable y si no se cumplía por situaciones que están más allá del control del empleador.

Como actualmente interpretado por un representante del IRS, las regulaciones tienen seguridades para los empleadores si menos de ½ de 1% o menos de 10, de los formularios W-2 emitidos por un empleador único no coincidían con los registros SSA. Adicionalmente, los representantes del IRS han indicado que la agencia no multara a un empleador por información incorrecta en los formularios W-2 si son el resultado de un formulario W-4 ejecutado correctamente y que el empleador ha demostrado diligencia en intentar obtener la información correcta. De acuerdo con la carta, un empleador puede confiar en el Número de Seguro Social que un empleado presente en respuesta a la solicitud, y el empleador puede usar ese Número de Seguro Social al llenar el formulario W-2 de ese empleado. Los empleadores pueden documentar que el empleado presentó el Número de Seguro Social al empleador y que el empleador confió en ese número de buena fe y lo usó en el formulario W-2. Una vez que el IRS notifica al empleador que el Número de Seguro Social del empleado es incorrecto, el empleador puede documentar pedir el Número de Seguro Social correcto por dos años adicionales.  

Una vez que el Sistema de Verificación de Número de Seguro Social (SSNVS) (ver a continuación) esté funcionando completamente, los empleadores podrán verificar el número de seguro social por medio del Internet. El IRS no requiere que los empleadores usen este sistema, pero se considerara en el contexto de diligencia. 

Un representante IRS ha indicado que el uso descontinuado del sistema podría ser un factor en determinar que el empleador no satisface el esfuerzo de debida diligencia. No es claro como esto cambiará una vez que el IRS desarrolle su nuevo plan.

Sistema de Verificación de Número de Seguro Social (SSNVS): El SSNVS es un sistema basado en el Internet que permite a los empleadores verificar que el número de seguro social de un empleado es correcto. El programa actualmente está funcionando en seis estados (California, Texas, Florida, New York, Illinois, y Nebraska) para los empleadores voluntarios y estará listo en el 2008. Sin embargo, el Congreso ha mandado que el SSNVS se expanda a todos los 50 Estados en el 1 de diciembre de 2004. Antes de esta expansión, el Secretario de Seguridad Patria tuvo que presentar al Congreso el 1 de junio de 2004 un reporte evaluando si los problemas identificados con el programa piloto se habían solucionado sustancialmente, y describiendo las acciones que el Secretario piensa tomar para resolver cualquier problema restante antes de la expansión del programa. Los problemas incluyen: no presentar información correcta y a tiempo, en parte por culpa de las bases de datos desactualizadas del Departamento de Seguridad Patria.

Compartiendo Información con el DHS: De acuerdo a los representantes de la Administración de Seguro Social y del IRS, ninguna agencia esta compartiendo información detallada con el Departamento de Seguridad Patria (DHS).La única información que la Administración de Seguro Social comparte con DHS es la información relevante con investigaciones entre ambas agencias y un resumen anual, requerido por la ley, de las ganancias reportadas por números de Seguro Social que se asignaron para propósitos diferentes al de empleo. La Administración de Seguro Social esta considerando un programa donde puede compartir mas información con el DHS y posiblemente dar al DHS la autoridad para emitir los números de seguro social (parecido a la autoridad del hospital a emitir una tarjeta de seguro social a los recién nacidos).

El IRS indica que no comparte ninguna información ni cartas por no coincidir o “no match” con ninguna agencia, pero el Nuevo programa del IRS que se esta desarrollando incluiría reuniones con el DHS.

Verificación de la Administración de Seguro Social de la Documentación de Extranjeros con el Departamento de Seguridad Patria (DHS): el 1 de septiembre de 2002, la Administración de Seguro Social implementó un cambio en la política nacional del procesamiento de aplicaciones de Número de Seguro Social presentadas por todas las personas extranjeras. El cambio requiere que la Administración de Seguro Social verifique los documentos de inmigración del extranjero y su estatus con la información del servicio y base de datos de Verificación Sistemática de Extranjeros para Derechos (SAVE) del Departamento de Seguridad Patria antes de procesar una aplicación para Número de Seguro Social o el reemplazo de la tarjeta. Bajo esta política de verificación total, la Administración de Seguro Social ahora requiere que los extranjeros, sin importar por cuanto tiempo han estado en el país, tiene que tener su documentación DHS verificada por SAVE antes que se procese su aplicación de Número de Seguro Social. Los extranjeros que nacieron o vivieron en Irán, Irak, Sudan o Libia requieren un chequeo más extenso.

_________________________________________________________________

La información presentada es de naturaleza general y no tiene la intención de ser considerada consejo legal. Siempre debe consultar con un abogado para determinar que opciones de inmigración están disponibles para usted y para determinar como los cambios recientes en la ley afectan su situación.

Derechos Reservados © 2008  [Heather L. Poole].

¿Preguntas o comentarios? Contáctenos en info@humanrightsattorney.com.
Para citar una consulta, contáctenos en consult@humanrightsattorney.com